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Categoria: Gestão

4 dicas para delegar tarefas internamente e com fornecedores

Por Alessandro Traversi - Tempo de leitura: 7 min
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Chega o fim do dia e a exaustão toma conta. Várias tarefas realizadas, mas ainda há mais a completar. Como gestor, isso pode ser um sinal de dificuldades ao delegar tarefas.

Tal atitude traz perigos não apenas para o crescimento da sua empresa, mas também para a sua evolução pessoal.

Entenda que delegar tarefas não é a mesma coisa que delegar responsabilidades.

A primeira significa abrir mão de controlar cada detalhe, mas manter a comunicação e supervisionar o processo. A segunda implica deixar os profissionais sem supervisão e, caso algo não saia de acordo com o planejamento, procurar culpados sem assumir os erros.

A dificuldade em equilibrar as obrigações tende a deixar o gestor estressado e sobrecarregado, assim como a desmotivar os funcionários. Dessa forma, para manter a saúde de empresa, é importante que você desenvolva essa habilidade.

Confira, a seguir, 4 dicas de como delegar tarefas da melhor maneira possível.

1.Conheça a fundo sua equipe


Um dos passos mais importantes do trabalho de qualquer gestor é, além de entender o seu mercado, conhecer a equipe que está gerindo. Porém, isso significa mais que saber o nome e o currículo de cada um. Embora isso seja imprescindível, é apenas o início.

Há várias aptidões e fraquezas que não aparecem em um currículo, e escolher a pessoa certa para a tarefa também envolve reconhecer esses elementos. Além disso, ao identificar as fraquezas dos funcionários, é possível ajudá-los a superá-las. Com isso, a sua equipe se torna cada vez mais entrosada e motivada.

2.Defina responsabilidades e prazos com clareza

Depois que já estiver decidido para quem determinada tarefa será delegada, é importante ter certeza de que a pessoa responsável por ela entendeu claramente qual é o resultado esperado.

Sentar e explicar o que deve ser feito e responder qualquer dúvida que o funcionário possa ter vai evitar problemas ao longo do caminho.

Estabelecer prazos claros desde o início também evita dores de cabeça. Caso seja uma tarefa complexa ou que leve mais tempo, é interessante criar prazos intermediários, de modo que você consiga acompanhar mais facilmente o progresso dos envolvidos e identifique problemas com mais rapidez.

3.Crie as melhores condições para a execução das tarefas

Quanto mais autônoma a equipe for, desde que receber a tarefa, mais eficiente ela se tornará, reduzindo a sobrecarga do gestor. Mas isso não significa que ele deve abandonar a tarefa e esperar os resultados.

Além de acompanhar o desenvolvimento, é também trabalho da gerência fornecer as melhores condições possíveis para a execução das atividades. Desde garantir o equipamento adequado a remover qualquer obstáculo que venha a dificultar o trabalho, garantindo o máximo de eficiência.


4.Aprenda quando delegar tarefas externamente

Apesar de tudo isso, há momentos em que a tarefa está fora do alcance da sua equipe. Pode ser que você não tenha um profissional qualificado ou que o retorno sobre o investimento de comprar um equipamento novo não compense para umas poucas tarefas.

Nesse momento, a melhor opção é contatar uma equipe externa, especialista no trabalho. Mesmo que você pense que consiga fazer, nesses casos, a equipe externa, mais especializada, vai garantir um resultado muito melhor que a interna. Essa escolha não invalida as dicas anteriores — elas serão aplicadas, porém, com o suporte da equipe externa.

Ao delegar tarefas de maneira mais eficiente, o resultado é quase imediato. Você deixa de ficar sobrecarregado e a equipe funciona em sincronia e mais motivada. Sem tanto estresse com o trabalho, há mais tempo para o aprimoramento profissional, assim como para lazer e família.

Se você achou essas dicas úteis, mas ainda está tendo problemas com excesso de trabalho, confira nosso post sobre otimização de processos. Temos certeza de que a leitura vai lhe ajudar ainda mais!

Leia também:
- COMO PROMOVER A OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS E EVITAR EXCESSO DE TRABALHO?

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Alessandro Traversi

Alessandro Traversi (Webdesigner):

Designer gráfico e mestre em design sistêmico pelo Politecnico di Torino. Especialista em projetar interfaces web, experiência do usuário com particular atenção a ergonomia, além de estudar programação frontend continuamente. Na Itália desenvolveu trabalhos para o centro de pesquisa da Fiat (com foco na ergonomia de interfaces) e para diversas agências de comunicação. Alessandro é apaixonado por tecnologia, animes, artes marciais e pelo Brasil.

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